Internet básico: Correo electrónico, un clásico imprescindible. Funciones elementales con Gmail

De todos los servicios que ofrece internet, el correo electrónico es el único que cualquier usuario necesita desde el primer momento. La dirección de correo sigue siendo lo más representativo de una persona en internet y la necesitará para registrarse en otros servicios. Yahoo, Hotmail y Gmail son las tres propuestas gratuitas más utilizadas, para mí Gmail es la mejor, sin desmerecer a Yahoo, y por ello todo el desarrollo de este artículo se basará en Gmail.

Obtener una cuenta de correo Gmail

Desde la misma página de Google, se pulsa en Gmail, enlaces superiores de la página. Luego en el botón inferior “Crear una cuenta“.

Formulario de registro

• Nombre y apellido. Recomendable poner los datos reales.
• Nombre de registro. Si la dirección final de correo es [email protected], aquí es donde tú puedes elegir, si está libre, la parte que está delante de la arroba, tunombreelegido.
• Contraseña. Hay que escribirla dos veces. Cómo elegir una contraseña segura.
• No cerrar sesión. Se deja activada esta casilla para entrar directamente en la cuenta recien creada.
• Habilitar historial web. Por defecto está activada esta funcion, puede mejorar la experiencia web pero recomiendo desactivarla, ya se tendrá ocasión de activarla si interesa.
• Pregunta de seguridad. Este campo no es una tontería. Si alguna vez nos olvidamos de la contraseña, con la pregunta de seguridad se podrá recuperar, pero ¡ojo!, con preguntas y respuestas poco elaboradas se ha conseguido hackear más de una cuenta de correo. Pulsa el enlace “Mas información” para ver sugerencias.
• Dirección de correo alternativa. Esto es más seguro que la pregunta de seguridad, así que recomiendo poner una dirección de correo para el caso que necesitemos recuperar la contraseña. Si hasta este momento no se dispone de otra cuenta, se deja en blanco.
• Ubicación. Normalmente aparece por defecto la que identifica del navegador, pero se puede cambiar.
• Verificación de la palabra. Es una forma de asegurarse que es una persona la que está haciendo el registro. A veces cuesta entender lo que pone y escribimos incorrectamente la palabra, no pasa nada, se intenta otra vez, en este caso tambien hay que volver a escribir la contraseña.
• Aceptar las condiciones del servicio y Crear la cuenta.

La siguiente página es una bienvenida a Gmail, se pulsa el botón “Quiero acceder a mi cuenta” y nos encontramos con esto:

Desde entonces, cada vez que se quiera acceder a la cuenta de Gmail bastará escribir la dirección de correo y la contraseña en la página de acceso.

Componentes de la página principal de Gmail

Menú superior

• Configuración: El enlace más importante de esta parte. Ahí es donde se configura y personaliza todo Gmail.
• Versión anterior: Cuando las conexiones siguen siendo lentas es reconmendable utilizar la versión anterior de Gmail.
• Ayuda: Un paseo por esta sección no está de más los primeros días.
• Salir: Fundamental. Hay que pulsar este enlace cuando se finalice su uso, no basta con cerrar la ventana.

Buscador

Cuando hay pocos mensajes archivados no tiene mucha utilidad, pero la situación cambia con el tiempo y entonces se aprecia su labor.

Menú lateral

Por defecto hay etiquetas ocultas del sistema, recomiendo mostrarlas. Pulsando en “6 más” y siguiendo las indicaciones.

• Redactar: Para enviar un mensaje.
• Recibidos: Donde se reciben todos los mensajes, sería lo que en otros programas o servicios llaman la Bandeja de entrada.
• Destacados: Se puede destacar cualquier mensaje, se supone que son los más importantes, para tenerlos a mano en cualquier momento.
• Chats: Si un contacto está conectado se puede establecer una conversación de chat, ésta es guardada aquí.
• Enviados: Donde se guardan todos los mensajes que se envían.
• Borradores: Cuando un mensaje se ha comenzado a redactar pero no se ha enviado.
• Todos: Recibidos, borradores y enviados, todos los mensajes.
• Spam: Gmail tiene un filtro muy potente de spam, muy pocos se les escapan, ahí es donde van a parar.
• Papelera: Los mensajes eliminados.
• Contactos: Recien creada la cuenta no hay contactos, pero a medida que se incluyan se verán aquí los más afines. También desde este mismo enlace se gestiona todo lo relacionado con los datos de los contactos.
• Tareas: Una función nueva para apuntar tareas pendientes y que Gmail nos la recuerde.

Panel Central

Donde se produce la gestión propiamente dicha de los mensajes, aunque Gmail les llama conversaciones.

• Acciones: Archivar. Marcar como spam. Suprimir. Mover a. Etiquetas. Más acciones. Previamente se ha tenido que seleccionar uno o más mensajes o conversaciones (cada línea contenida en el espacio blanco) para que la acción surta efecto.

Información adicional

• Suelen destacar alguna característica concreta de Gmail.
• El espacio usado del total disponible. 7,3 Gb.
• Cuando se utilizó esta cuenta anteriormente a la sesión actual. última actividad.
• Condiciones de uso y política de privacidad

Gestiones básicas del correo electrónico con Gmail

Recibir, leer y gestionar mensajes o conversaciones

Para abrir un mensaje se pulsa sobre la línea correspondiente del panel central. Si el mensaje incorpora un clip, indica que contiene uno o más archivos adjuntos.

Acciones que se pueden hacer con el mensaje desde el menú superior: Volver a Recibidos. Archivar. Marcar como spam. Suprimir. Mover a (una equiqueta concreta y quedaría archivado). Etiquetas (Aplicarle una etiqueta sin archivarlo aún). Más Acciones (Marcar como no leída, añadir a las tareas, destacar, filtrar mensajes como estos, silenciar).

Acciones desde el propio mensaje o conversación:

Gestión de los archivos adjuntos: Los archivos tipo excel, word, powerpoint, pdf, se pueden visionar directamente aunque no se disponga del programa respectivo en el ordenador ya que hace uso de GoogleDocs. Todos ellos se podrán descargar al disco propio pulsando el enlace “Descargar“.

Redactar y enviar mensajes

Pulsando el enlace “Redactar” del menú izquierdo se abre la página para redactar un mensaje o conversación

• En el campo Para, se escribe la dirección email del destinatario. Si es uno de los contactos bastará escribir su nombre e inmediatamente nos sugerirá la dirección.
• Si se quiere enviar un mismo mensaje a varios destinatarios las direcciones tienen que ir escritas en el campo CCO. Por defecto no está habilitado, para ello se pulsa en enlace Añadir CCO.
• El Asunto es un resumen del artículo, es lo que se verá en el panel central de todos los servicios de correo y construye el título de la conversación.
• Archivos adjuntos: Para incorporar un archivo adjunto se pulsa el enlace “Adjuntar un archivo” y se desplegará un campo de texto con un botón para buscar el archivo en el ordenador. El tamaño máximo que se puede enviar es de 20 Mb, pero no hay que apurar mucho porque luego Gmail le incorpora otros datos para la transferencia que pueden aumentar el tamaño.
• Cuerpo del mensaje: El contenido del mensaje se puede formatear con los botones superiores.
• Cuando todo está cumplimentado se pulsa el botón Enviar. Se guardará una copia en la etiqueta Enviados.

Gestion de los contactos

Con el tiempo la lista de contactos aumenta, bien porque los incorporamos intencionadamente o porque Gmail los incorpora automáticamente según la situación concreta. Una buena gestión de los contactos facilita una eficaz gestión del correo. Para ello se accede desde el enlace del menú izquierdo, “Contactos“.

Para añadir un contacto, es decir, la dirección de correo de alguien que nos la haya facilitado, se pulsa el botón superior izquierdo y se cumplimentan los campos correspondientes, como mínimo la dirección de correo y el nombre que le identifique.

Eliminar el contacto, cambiarlo de grupo o modificar sus datos se podrá realizar selecionando su nombre de la lista.

Personalización y otras prestaciones

Desde el enlace Configuración del menú superior derecho se accede a una buena cantidad de prestaciones que se pueden activar o desactivar y configurar.

• General: Idioma. Imagen representativa. Firma automática. …
• Cuentas e importación: Importar correos y contactos de otras cuentas de correo. Aumentar el espacio. Cuenta de Google.
• Etiquetas: Configuración de etiquetas.
• Filtros: Creación y configuración de filtros.
• Reenvío y correo POP/IMAP: Habilitar POP/IMAP para gestionar el correo con programas clientes.
• Chat: Guardar historial de chat o no. Añadir automáticamente los contactos sugeridos.
• Clips de la web: Desactivar esta función e incorporar otras fuentes.
• Labs: Funciones concretas probadas en el laboratorio de Google pero que no se incorporan desde el inicio. Ejemplos: Sin conexión (Permite que Gmail llegue donde Internet no puede. Accede a “Recibidos” a través de tu navegador y utiliza las funciones conocidas de Gmail cuando no estés conectado). Vistas previas de Flickr, Picasa, Yelp, YouTube. Reproductor de Google Voice en el correo. Traducción de mensajes.
• Temas: Cambia la forma de ver Gmail.

Información complementaria

• Abundante información desde la página de Ayuda, respecto a Tu cuenta, Tus mensajes, Otras formas de acceder a Gmail, Solución de problemas.
• Manual de introducción. Las novedades de Gmail. Foro muy activo en español. Opciones de contacto.

Trucos publicados en Miniguias.com

• Cerrar la sesión del correo correctamente con el navegador.
• Enviar un mensaje a varios destinatarios ocultando sus direcciones.
• Organizar los mensajes del correo en carpetas o etiquetas.
• Saber el remitente original de un mensaje de correo.
• Crear una firma personalizada para los mensajes de correo.
• Exportar los contactos de la libreta de direcciones.
• Evitar el correo no deseado, spam.
• Gestionar el correo electrónico desde cualquier ordenador.
• Eliminar una cuenta de correo electrónico.